Polityka Prywatności

Ostatnia aktualizacja: 1 sierpnia 2023

1. Jakie dane gromadzimy?

W zależności od charakteru interakcji z naszym Serwisem, możemy zbierać następujące kategorie danych osobowych:

1.1. Dane podawane dobrowolnie przez Użytkownika:

• Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu;
• Dane dotyczące rezerwacji: daty pobytu, preferencje, liczba osób;
• Dane dotyczące płatności: informacje o karcie kredytowej, dane do faktury;
• Dane zawarte w korespondencji z nami: treść wiadomości, data i godzina komunikacji;
• Dane podawane w formularzu kontaktowym oraz formularzu zapisu do newslettera;
• Dane potrzebne do spełnienia obowiązków prawnych (np. dane niezbędne do meldunku).

1.2. Dane zbierane automatycznie:

• Informacje o urządzeniu: typ urządzenia, system operacyjny, rodzaj i wersja przeglądarki;
• Dane o aktywności: odwiedzane strony, czas spędzony na stronie, kliknięcia, przewijania;
• Dane lokalizacyjne: ogólna lokalizacja (kraj, miasto) na podstawie adresu IP;
• Pliki cookies i podobne technologie (więcej informacji w naszej Polityce Cookies).

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe Użytkowników w następujących celach i na podstawie następujących podstaw prawnych:

2.1. Realizacja umowy (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO):

• Obsługa rezerwacji apartamentów;
• Realizacja usług najmu krótkoterminowego;
• Kontakt związany z realizacją usług;
• Obsługa płatności.

2.2. Prawnie uzasadniony interes Administratora (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO):

• Marketing własnych produktów i usług;
• Analiza ruchu na stronie i poprawa jakości usług;
• Dochodzenie i obrona przed roszczeniami;
• Zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony mienia;
• Wewnętrzne cele administracyjne i analityczne.

2.3. Zgoda osoby, której dane dotyczą (Art. 6 ust. 1 lit. a RODO):

• Wysyłanie newslettera i innych informacji marketingowych;
• Wykorzystywanie niektórych plików cookies (więcej w Polityce Cookies);
• Kontakt w celach innych niż realizacja umowy.

2.4. Obowiązek prawny (Art. 6 ust. 1 lit. c RODO):

• Rejestracja pobytu gości zgodnie z przepisami prawa;
• Wystawianie faktur i dokumentów księgowych;
• Przechowywanie dokumentacji dla celów podatkowych.

3. Odbiorcy danych

Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• Pracownicy i współpracownicy Administratora upoważnieni do przetwarzania danych osobowych;
• Podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora, np. dostawcy usług IT, hostingowych, płatniczych, księgowych, prawnych;
• Podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa (np. organy ścigania, urzędy skarbowe);
• Operatorzy płatności elektronicznych;
• Podmioty prowadzące platformy rezerwacyjne, za pośrednictwem których możliwe jest dokonanie rezerwacji apartamentów.

4. Przekazywanie danych do państw trzecich

Administrator może przekazywać dane osobowe do państw trzecich, tj. państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, jeżeli jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania i jednocześnie zapewniony jest odpowiedni poziom ochrony tych danych.

Przekazywanie danych do państw trzecich odbywa się na podstawie:

• Decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony;
• Stosowania standardowych klauzul umownych;
• Wiążących reguł korporacyjnych;
• Innych ważnych i odpowiednich zabezpieczeń.

Informacje o konkretnych zabezpieczeniach można uzyskać kontaktując się z Administratorem za pośrednictwem adresu e-mail: [email protected].

5. Okres przechowywania danych

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu ich przetwarzania:

• Dane związane z realizacją umowy - przez okres obowiązywania umowy oraz po jej zakończeniu przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami (zwykle 3-6 lat);
• Dane przetwarzane na podstawie zgody - do czasu wycofania zgody;
• Dane przetwarzane w celach marketingowych - do czasu wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody;
• Dane przetwarzane w związku z obowiązkami prawnymi - przez okres wymagany przepisami prawa (np. dokumenty księgowe - 5 lat od końca roku kalendarzowego);
• Dane z plików cookies - zgodnie z informacjami zawartymi w Polityce Cookies.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Każda osoba, której dane są przetwarzane przez Administratora, ma prawo do:

• Dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• Sprostowania (poprawiania) swoich danych;
• Usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym");
• Ograniczenia przetwarzania danych;
• Przenoszenia danych;
• Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
• Wycofania zgody na przetwarzanie danych (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem);
• Wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

7. Informacja o wymogu podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach niezbędne do:

• Zawarcia i realizacji umowy najmu (bez podania wymaganych danych nie będzie możliwe dokonanie rezerwacji);
• Wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. obowiązek rejestracji pobytu);
• Otrzymywania informacji marketingowych (newsletter).

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator może stosować zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie, w następujących przypadkach:

• Dostosowywanie treści marketingowych do preferencji Użytkownika na podstawie historii rezerwacji i aktywności na stronie;
• Dostosowywanie cen w zależności od popytu i sezonu (dynamiczne ustalanie cen).

Profilowanie nie wywołuje wobec Użytkownika skutków prawnych ani nie wpływa na niego w istotny sposób.

9. Bezpieczeństwo danych

Administrator wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, w tym:

• Szyfrowanie połączeń za pomocą protokołu SSL;
• Kontrolę dostępu do danych;
• Regularne aktualizacje systemów i oprogramowania;
• Tworzenie kopii zapasowych;
• Szkolenia pracowników w zakresie ochrony danych osobowych;
• Procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa.

10. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie do zbierania informacji o aktywności Użytkowników. Szczegółowe informacje dotyczące stosowanych plików cookies, celów ich wykorzystywania oraz możliwości zarządzania nimi znajdują się w naszej Polityce Cookies.

11. Linki do innych stron

Serwis może zawierać linki do innych stron internetowych. Po przejściu na inne strony internetowe, zachęcamy do zapoznania się z polityką prywatności tych stron. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za politykę prywatności i praktyki innych stron.

12. Dzieci

Nasze usługi nie są skierowane do osób poniżej 16 roku życia i nie zbieramy świadomie danych osobowych od takich osób. Jeśli dowiemy się, że zebraliśmy dane osobowe od osoby poniżej 16 roku życia bez weryfikowalnej zgody rodzica lub opiekuna, podejmiemy kroki w celu usunięcia tych informacji.

13. Zmiany w Polityce Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. Zmiany będą publikowane na tej stronie z datą ostatniej aktualizacji. W przypadku istotnych zmian, Administrator może również poinformować Użytkowników w inny sposób (np. poprzez wyświetlenie wyraźnego komunikatu na stronie lub wysłanie wiadomości e-mail).

Zalecamy regularne zapoznawanie się z treścią Polityki Prywatności, aby być na bieżąco z aktualnymi praktykami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

14. Kontakt

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

• Pocztą elektroniczną: [email protected]
• Telefonicznie: +48 22 123 45 67
• Listownie na adres: CollabRead Sp. z o.o., ul. Marszałkowska 142, 00-061 Warszawa